フリーアドレスの席では、席を長時間占有しないこと、私物を広げすぎないこと、使った場所を元に戻すことが基本のマナーです。会社ごとの座席ルールがある場合はそれを優先し、周囲の人が集中できる使い方を心がけましょう。
フリーアドレスの席で守りたい基本マナー
1. 席を私物で確保しない
荷物や上着だけを置いて席を確保し、長時間離れるのは避けましょう。休憩や会議などで席を離れる場合、会社のルールで許される時間や方法が決まっていなければ、必要なときだけ席を使うのが無難です。
特に、混雑している時間帯に「荷物だけ置いた席」があると、ほかの人が利用できません。席を離れるときは、貴重品を持ち、共有スペースを空けるようにします。
2. 席を使う前に周囲を確認する
着席する前に、机の上に前の利用者の資料や備品が残っていないか確認します。名前や部署が書かれた書類、パソコン画面などが残っている場合は、勝手に見たり移動したりせず、管理者や担当部署に相談してください。
座席予約システムや利用エリアの指定がある職場では、空いて見える席でも利用できないことがあります。予約の有無や利用対象者を確認してから座りましょう。
3. 机と備品を元の状態に戻す
仕事が終わったら、資料、文房具、飲み物、充電ケーブルなどを片付け、椅子やモニターを所定の位置に戻します。次の人がすぐ使える状態にすることが、フリーアドレスの基本です。
飲み物をこぼした場合は、汚れを拭き取るだけでなく、機器や電源に影響がないかも確認します。故障や汚れが残る場合は、施設管理や総務など決められた窓口へ連絡しましょう。
周囲の人に配慮した仕事の進め方
私物や仕事道具を広げすぎない
フリーアドレスでは、1人分の机を複数人で共有することがあります。資料を重ねたり、隣の席まで道具を置いたりせず、必要なものだけを手元に出しましょう。
書類を広げて作業する必要があるときは、広い作業スペースや専用エリアを使えるか確認します。個人情報や社外秘の資料は、周囲から見えない向きに置き、席を離れる際は必ず片付けてください。
会話や電話の音量を抑える
通常の会話や電話は、周囲の人が集中できる程度の音量にします。長い打ち合わせや複数人での会話は、会議室や通話ブースなど、会話向けの場所へ移るのが適切です。
イヤホンを使う場合も、着信や周囲の声に気づきにくくなることがあります。席を離れる必要がある呼びかけに対応できるよう、音量を上げすぎないようにしましょう。
オンライン会議は専用スペースを優先する
オンライン会議では、自分の声だけでなく相手の声や通知音も周囲に聞こえます。会社に通話ブースや会議室がある場合は、空き状況を確認して利用しましょう。
やむを得ずフリーアドレスの席で参加するときは、イヤホンを使い、必要に応じてマイクをミュートにします。画面に周囲の人や書類が映り込まないよう、カメラの向きにも注意してください。
席を選ぶときに気をつけたいこと
席の選び方に細かな指定がない場合でも、業務内容や周囲への影響を考えて選ぶとトラブルを避けやすくなります。
- 電話や会話が多い日は、静かな集中作業エリアを避ける
- 集中したい人が多いエリアでは、不要な会話を控える
- 通路や出入口の近くでは、荷物を通行の妨げになる位置に置かない
- 電源やモニターを使う場合は、周囲の席の設備まで占有しない
- 体調や身体的な事情で特定の席が必要な人がいる可能性を考える
「いつも同じ席に座る」こと自体が禁止されているとは限りませんが、実質的に固定席として使うと、フリーアドレスの目的に合わなくなる場合があります。固定化を禁止するルールがある場合は従いましょう。
フリーアドレスでやってはいけない行動
次の行動は、席の利用者や周囲の人に迷惑をかけやすいため避けます。
- 荷物だけを置いて席を長時間確保する
- 隣の席や共有スペースまで私物を広げる
- 他人の資料やパソコン画面をのぞき込む
- 大声での電話や雑談を続ける
- 許可なくモニターや備品の設定を変更する
- 食べ物のにおいや汚れを残す
- 使用後のごみや飲み物を片付けない
- 社外秘資料や個人情報を机に残したまま席を離れる
会社のルールがある場合は、一般的なマナーより優先する
フリーアドレスの運用方法は職場によって異なります。座席予約、利用時間、飲食、電話、オンライン会議、荷物の保管場所などに決まりがある場合は、そのルールが優先されます。
ルールが見当たらない場合は、次の点を総務や管理者に確認すると判断しやすくなります。
- 席の予約や利用時間に制限があるか確認する
- 私物を置ける場所と、席を離れられる時間を確認する
- 電話やオンライン会議で使う場所を確認する
- 書類や備品を片付ける基準を確認する
- 故障、汚れ、忘れ物を見つけたときの連絡先を確認する
迷ったときの判断基準
フリーアドレスの席で迷ったら、「次に使う人がすぐ仕事を始められるか」「周囲の集中や情報管理を妨げないか」を基準に考えます。
席を離れるなら荷物を片付け、会話や通話が続くなら場所を移し、書類や画面は他人から見えないようにします。これらを守ったうえで、会社独自の予約・設備・機密管理のルールを確認すれば、フリーアドレスでも周囲と気持ちよく共有できます。
