メールで添付ファイルを送るには、新規メールを作成し、クリップの形をした「添付」ボタンからファイルを選びます。ファイルのアップロードが終わったら、宛先・件名・本文を確認して送信します。
メールで添付ファイルを送る基本的な手順
- メールサービスやメールソフトを開き、「新規作成」「作成」などを選びます。
- 宛先、件名、本文を入力します。
- クリップの形をした「ファイルを添付」「添付ファイル」などのボタンを押します。
- 送るファイルを選び、「開く」または「選択」を押します。
- ファイル名がメール画面に表示され、アップロードが完了したことを確認します。
- 宛先、添付ファイル、ファイル名、本文を確認して「送信」を押します。
サービスによってボタンの名前や位置は異なりますが、基本的にはメール作成画面を開く → クリップのアイコンを押す → ファイルを選ぶという流れです。
パソコンから添付ファイルを送る方法
パソコンでは、メール作成画面にファイルをドラッグして添付できる場合もあります。ドラッグ操作に対応していない場合は、「添付」ボタンからファイルを選びます。
ファイルを1つ送る場合
- メールの新規作成画面を開きます。
- 宛先と件名を入力します。
- 「添付」ボタンを押します。
- パソコン内のフォルダーから送るファイルを選びます。
- 添付ファイルの表示とアップロード完了を確認します。
- 「送信」を押します。
複数のファイルを送る場合
ファイルを選ぶ画面で、複数のファイルを選択して添付します。選択方法はパソコンによって異なりますが、CtrlキーまたはCommandキーを押しながらファイルを選ぶ方法が一般的です。
ファイル数が多い場合や、合計サイズが大きい場合は、複数のファイルを1つのZIPファイルにまとめてから添付すると整理しやすくなります。ただし、相手の環境でZIPファイルを開けるか確認してください。
スマートフォンから添付ファイルを送る方法
スマートフォンでは、メールアプリの作成画面にあるクリップのアイコンや「添付」メニューから、写真や端末内のファイルを選びます。
- メールアプリを開き、新規メールを作成します。
- 宛先、件名、本文を入力します。
- クリップのアイコンや「添付」ボタンをタップします。
- 「写真」「ファイル」などから送るデータを選びます。
- メール画面にファイルが表示されたことを確認します。
- 「送信」をタップします。
写真を送る場合は、添付した写真が意図したものか、向きや画質に問題がないかも確認しましょう。スマートフォンの機種やメールアプリによって、写真を選ぶ画面や添付方法は異なります。
添付ファイルを送れないときの確認点
添付できない場合は、ファイルのサイズ、形式、通信状態、メールサービスの制限を確認します。サービスごとに送信できる容量や利用できる機能が異なるため、表示されたエラーメッセージも確認してください。
- ファイルのアップロードが完了する前に送信していないか
- ファイルのサイズがメールの容量制限を超えていないか
- ファイル名に特殊な文字や機種依存文字が含まれていないか
- スマートフォンやパソコンがインターネットに接続されているか
- メールボックスの容量が不足していないか
- 送信先が添付ファイルを受け取れる設定になっているか
容量が大きくて送れない場合は、ファイルを圧縮するか、オンラインストレージにアップロードして共有リンクを送る方法があります。共有リンクを使う場合は、リンクを知っている人が閲覧できる設定になっていないか、閲覧期限やアクセス権も確認してください。
添付ファイルを送る前に確認すること
送信前に、宛先とファイルの内容を確認することが大切です。特に仕事や個人情報を含むファイルは、誤送信すると情報が第三者に渡るおそれがあります。
- 宛先のメールアドレスが正しいか
- 添付するファイルを間違えていないか
- ファイル名に不要な個人情報が含まれていないか
- 本文で添付ファイルの内容を説明しているか
- 必要な場合は、相手が開けるファイル形式か
- 重要な情報を含むファイルを、通常のメールで送って問題ないか
知らない相手から届いた添付ファイルは、すぐに開かないでください。送信者や内容に心当たりがない場合は、ウイルスや不正なプログラムが含まれている可能性もあるため、組織の担当者やセキュリティソフトの案内を確認します。
添付ファイルを送ったことを本文に書く例
本文には、何のファイルを添付したのかを簡潔に書くと、相手が確認しやすくなります。
例：
お世話になっております。
ご依頼いただいた資料を添付いたします。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
ファイルを複数送る場合は、「見積書と申込書を添付しています」のように、ファイル名や内容を具体的に書くと伝わりやすくなります。
メールで添付ファイルを送るときは、メール作成画面で「添付」ボタンを押し、送るファイルを選択してから送信します。最後に、宛先・添付ファイル・容量・送信先が正しいかを確認してください。
