内定辞退を電話で伝えるときは、できるだけ早く採用担当者へ連絡し、最初に「内定を辞退したい」と結論を伝えます。担当者が不在の場合は、伝言を依頼したうえで、折り返しを待つか、必要に応じてメールでも要点を送ります。
理由は詳しく説明しなくても問題ありませんが、聞かれた場合は「慎重に検討した結果、別の進路を選ぶことに決めました」のように、簡潔で失礼のない表現にしましょう。
内定辞退を電話で伝える基本の流れ
電話では、次の順番で話すと要点が伝わりやすくなります。
- 自分の名前と、内定をもらったことを伝える
- 採用担当者につないでもらう
- 時間をもらえるか確認する
- 内定辞退の意思を伝える
- お礼とおわびを伝える
- 質問された場合だけ、辞退理由を簡潔に説明する
担当者につながったら、いきなり理由を長く話さず、まず辞退することを明確に伝えます。
内定辞退の電話で使える伝え方
次のように話せば、内定辞退の意思と感謝が伝わります。
「お世話になっております。〇〇大学の〇〇〇〇と申します。採用ご担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか」
担当者につながったら、続けて次のように伝えます。
「お忙しいところ恐れ入ります。今、お時間を少しいただいてもよろしいでしょうか。先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変恐縮ですが、慎重に検討した結果、今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、申し訳ございません」
最後に、次のように締めます。
「選考で貴重な機会をいただきましたこと、心より感謝しております。何卒よろしくお願いいたします」
内定辞退の理由を聞かれたときの答え方
辞退理由は、事実を簡潔に伝えれば十分です。企業や担当者への不満を詳しく話したり、他社と比べて評価を下げるような表現を使ったりする必要はありません。
たとえば、次のように答えます。
- 「自分の適性や今後の進路を改めて考え、別の進路を選ぶことに決めました」
- 「家族とも相談し、慎重に検討した結果、別の企業への入社を決めました」
- 「今後のキャリアについて考え直した結果、今回の内定を辞退する判断に至りました」
他社の名前や詳しい比較内容まで伝える必要はありません。「一身上の都合により」とだけ伝える方法もありますが、質問された場合は、相手に不快感を与えない範囲で簡潔に説明するとよいでしょう。
電話をかける時間帯と連絡のタイミング
内定辞退を決めたら、連絡を先延ばしにせず、できるだけ早く伝えます。企業から指定された回答期限がある場合は、その期限を確認し、期限内に連絡してください。
電話は、一般的な営業時間内のうち、始業直後や昼休みの時間を避けるとつながりやすくなります。始業直後、昼休み、終業間際は担当者が不在だったり、業務の切り替えで忙しかったりする可能性があるためです。
ただし、辞退の連絡が遅くなるくらいなら、時間帯にこだわりすぎず、営業時間内に早めに連絡することを優先します。
担当者が不在だった場合の対応
担当者が不在の場合は、電話に出た人へ辞退の詳細をすべて説明する必要はありません。担当者への伝言を依頼し、折り返しの方法を確認します。
「お世話になっております。〇〇大学の〇〇〇〇と申します。内定についてご連絡したくお電話いたしました。採用ご担当の〇〇様に、私からお電話したことをお伝えいただけますでしょうか」
折り返しの電話を依頼する場合は、次のように伝えます。
「恐れ入りますが、〇〇時以降に折り返しをいただくことは可能でしょうか。電話番号は〇〇〇－〇〇〇〇－〇〇〇〇です」
回答期限が近い場合や、何度電話しても担当者につながらない場合は、電話をした日時と要件を記載したメールを送る方法もあります。ただし、メールだけで済ませるか、後から電話も必要かは、企業の案内や担当者の指示に従ってください。
内定辞退の電話で避けたい伝え方
次のような伝え方は、相手に失礼な印象を与えたり、辞退の意思が伝わりにくくなったりするおそれがあります。
- 「たぶん辞退すると思います」など、意思をあいまいにする
- 「そちらより条件のよい会社に決めました」と伝える
- 担当者への不満や企業の悪口を長く話す
- 連絡せず、メールやメッセージだけで済ませる
- 回答期限を過ぎても何も連絡しない
辞退すると決めているなら、「辞退させていただきます」とはっきり伝えます。言いにくくても、理由を必要以上に詳しく説明するより、感謝とおわびを添えて短く伝えるほうが適切です。
電話の前に準備しておくこと
電話をかける前に、次の内容を手元に用意しておくと、緊張しても落ち着いて話せます。
- 企業名と採用担当者名
- 自分の氏名、大学名、学部名
- 内定を受けた職種や選考時期
- 内定辞退を伝えるためのメモ
- 担当者から折り返しを受ける電話番号と時間帯
電話では、周囲の音が少なく、電波が安定した場所を選びます。話す内容を一語一句読む必要はありませんが、「お礼」「辞退の意思」「おわび」の3点は忘れないようにしましょう。
内定辞退を電話で伝えるときの要点
内定辞退の電話では、早めに連絡し、辞退の意思を明確に伝え、感謝とおわびを添えることが大切です。理由を聞かれた場合も、別の進路を選んだことなどを簡潔に説明すれば足ります。
まずは企業の採用担当者へ電話し、担当者が不在なら伝言と折り返し方法を確認してください。
