取引先への電話マナーの例とは？

取引先への電話では、最初に会社名・自分の名前を名乗り、相手の都合を確認してから用件を簡潔に伝えます。たとえば「いつもお世話になっております。株式会社〇〇の△△です。□□様はいらっしゃいますか」と話し始めるのが基本です。

取引先へ電話をかけるときの基本例

電話をかけたら、次の順番で話すと相手に用件が伝わりやすくなります。

1. 自分の会社名と名前を名乗る
2. 日頃の取引へのお礼を伝える
3. 担当者がいるか尋ねる
4. 相手の都合を確認する
5. 用件を簡潔に伝える
6. 内容を復唱し、あいさつをして終える

担当者につないでもらう例

「いつもお世話になっております。株式会社〇〇の△△と申します。□□様はいらっしゃいますでしょうか」

担当者につながったら、次のように続けます。

「いつもお世話になっております。今、お時間をいただいてもよろしいでしょうか。先日ご依頼いただいた〇〇について、確認したい点がありお電話いたしました」

相手が忙しそうな場合は、無理に話を続けず、次のように尋ねます。

「失礼いたしました。何時ごろに改めてお電話すればよろしいでしょうか」

用件を伝えるときの電話マナーと例文

用件は、電話をかけた理由、確認したい内容、相手にお願いしたいことの順に伝えると分かりやすくなります。

納期を確認する例

「〇月〇日にご注文いただいた商品について、納品予定日を確認したくお電話いたしました。現在の予定では、〇月〇日の納品で間違いないでしょうか」

資料を送ったことを伝える例

「本日、〇〇に関する資料をメールでお送りしました。お手元に届いているか確認のため、ご連絡いたしました」

打ち合わせの日程を調整する例

「〇〇についてのお打ち合わせの日程を調整したく、お電話いたしました。次のうち、ご都合のよい日時はございますでしょうか」

候補日時を伝えるときは、「〇月〇日午前」「〇月〇日午後」のように、相手が聞き取りやすい形で示します。

依頼や変更をお願いする例

「こちらの都合で恐縮ですが、納品日を〇月〇日に変更できるかご相談したく、お電話いたしました。ご対応が可能か、ご確認いただけますでしょうか」

取引先に負担をかける依頼では、「こちらの都合で恐縮ですが」「お手数をおかけしますが」といった言葉を添えると、依頼の意図が伝わりやすくなります。

担当者が不在だったときの対応例

担当者が不在の場合は、戻る時間を確認し、折り返しが必要かどうかを明確に伝えます。

戻り時間を聞く例

「承知しました。□□様は何時ごろお戻りの予定でしょうか」

こちらからかけ直す例

「ありがとうございます。それでは、〇時ごろにこちらから改めてお電話いたします。株式会社〇〇の△△からの電話だとお伝えいただけますでしょうか」

折り返しを依頼する例

「恐れ入りますが、□□様がお戻りになりましたら、株式会社〇〇の△△まで折り返しをお願いできますでしょうか。電話番号は〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇です」

折り返しを依頼する場合は、会社名、名前、電話番号、用件を伝えます。急ぎの用件でなければ、相手が戻る時間に合わせて自分からかけ直す方法もあります。

担当者が電話に出られないときの伝言例

担当者が別の電話中や来客中の場合は、伝言を頼むか、こちらから改めて連絡するかを選びます。

「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇の件でお電話したことだけ、□□様にお伝えいただけますでしょうか。こちらから改めてお電話いたします」

伝言を頼む場合は、次のように内容を具体的にします。

「□□様に、〇〇の見積書について確認したい点があり、電話したとお伝えください。株式会社〇〇の△△からの電話です」

電話を受けたときの取引先への対応例

電話を受けたときは、会社名と名前を名乗り、相手が誰かを確認してから用件を聞きます。

「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇、△△でございます」

相手が名乗ったら、次のように応じます。

「いつもお世話になっております。〇〇株式会社の□□様ですね。本日はどのようなご用件でしょうか」

聞き取れなかった場合は、曖昧なまま進めず、丁寧に聞き返します。

「申し訳ございません。お名前をもう一度お伺いしてもよろしいでしょうか」

電話を取り次ぐときの例

担当者へ取り次ぐ前に、相手の会社名と名前、用件を確認しておくと、社内の担当者が対応しやすくなります。

「〇〇株式会社の□□様から、〇〇の件でお電話です。おつなぎしてもよろしいでしょうか」

保留にするときは、相手の返事を待ってから保留ボタンを押します。

「確認いたしますので、少々お待ちいただけますでしょうか」

担当者が不在の場合は、次のように伝えます。

「申し訳ございません。□□はただいま席を外しております。戻りましたらこちらからご連絡いたしましょうか。それとも、□□様からのお電話だったことを申し伝えましょうか」

電話を終えるときのマナーと例

電話を終える前に、決まった内容や次に行うことを確認します。重要な日時、金額、数量、納期は復唱すると聞き間違いを防げます。

「それでは、〇月〇日までにこちらから資料をお送りいたします。本日はお時間をいただき、ありがとうございました」

相手からの連絡を待つ場合は、次のように確認します。

「それでは、〇月〇日ごろに□□様からご連絡をいただく予定で承知しました。よろしくお願いいたします」

基本的には、相手が電話を切ったことを確認してから、静かに受話器を置きます。通話終了後は、決定事項や依頼内容をメモに残しておくと、対応漏れを防げます。

取引先への電話で避けたい言い方

取引先への電話では、社内向けのくだけた表現や、相手を急かす言い方を避けます。

ただし、敬語を重ねすぎると不自然になることがあります。相手に伝わることを優先し、短く、はっきり話すことが大切です。

電話をかける前に確認すること

電話をかける前に、次の内容を準備しておくと、話が途中で止まりにくくなります。

• 相手の会社名、部署名、担当者名
• 電話の目的と確認したい内容
• 伝える数字、日付、商品名
• 相手に求める対応
• 不在時の伝言や折り返し先

複雑な内容や数字が多い内容は、電話だけで確定させず、通話後にメールなどで内容を共有すると安心です。その場合は「念のため、決定事項をメールでもお送りします」と伝えます。

取引先への電話マナーの基本は、名乗る、相手の都合を確認する、用件を簡潔に伝える、決定事項を復唱することです。まずは電話をかける前に用件を一文でまとめ、相手が不在の場合の対応まで決めておくと、落ち着いて話せます。