在宅勤務の終業報告では、決められた方法と時間に、業務の進み具合・残作業・翌営業日の予定を簡潔に伝えるのが基本です。報告を送るだけでなく、上司やチームが「勤務を終えたこと」と「業務の状況」を把握できる内容にすると、行き違いを防げます。
在宅勤務の終業報告で守りたい基本マナー
まずは、勤務先で指定されている報告方法や時刻を優先します。メール、チャット、勤怠システムなど、会社によってルールが異なるため、自己判断で方法を変えないことが大切です。
- 所定の終業時刻に近いタイミングで報告する
- 指定されたツールや報告先を使う
- 今日終えた業務を具体的に書く
- 終わっていない業務と、その理由を簡潔に伝える
- 翌営業日の予定や確認が必要な事項を添える
- 終業後は、緊急時を除いてすぐに返信できないことを必要に応じて示す
終業報告に入れる内容
終業報告は、次の4点を含めると状況が伝わりやすくなります。すべてを長く説明する必要はなく、上司が判断に必要な情報を優先します。
- 終業時刻：何時に業務を終えるのか
- 完了した業務：作業内容と成果物、進捗状況
- 未完了の業務：残っている作業と、完了予定
- 翌営業日の予定・確認事項：次に行う作業や、相手の判断が必要な点
未完了の業務がある場合も、隠さずに報告します。「終わりませんでした」だけでなく、どこまで進んでいるか、いつまでに終える予定かを添えると、状況を正確に共有できます。
そのまま使える終業報告の例文
通常の終業報告
お疲れさまです。本日の業務を終了します。
- 終業時刻：18:00
- 完了：○○資料の作成、△△案件のメール対応
- 未完了：□□データの確認は、全体の8割まで完了
- 明日の予定：□□データの確認を完了し、午前中に資料を共有予定
本日もありがとうございました。よろしくお願いいたします。
業務が予定どおり終わらなかった場合
お疲れさまです。本日の業務を終了します。
- 終業時刻：18:00
- 完了：○○の集計、△△会議の議事録作成
- 未完了：□□資料の確認が一部残っています
- 理由：追加データの受領が夕方になったため
- 予定：明日の午前中に確認を終え、11:00までに共有します
追加の確認が必要な場合は、ご連絡ください。よろしくお願いいたします。
トラブルや判断待ちがある場合
お疲れさまです。本日の業務を終了します。
- 完了：○○資料の作成、△△案件の初回確認
- 保留：□□の数値について、元データの確認待ち
- 確認事項：A案とB案のどちらで進めるか、ご判断をお願いします
- 明日の予定：ご判断を確認後、資料を修正して共有します
問題が発生している場合は、終業報告まで待たず、業務への影響が大きいと分かった時点で相談します。終業報告は、トラブルを初めて伝える場ではなく、状況を整理して共有する場と考えると安全です。
チャットで送るときのマナー
チャットでは、短くても内容が分かるように書きます。冒頭に「本日の業務を終了します」と記載し、箇条書きを使うと確認しやすくなります。
一方で、終業報告を送った後に返信を求められる可能性があります。必要に応じて「終業後は確認が遅れる場合があります」「緊急の場合は電話でご連絡ください」など、連絡可能な方法や時間を会社のルールに沿って示します。
上司だけでなく、案件の担当者やチーム全体への共有が必要な場合は、送信先を間違えないように確認してください。個人情報や社外秘の内容を、不要な相手がいるグループに書かないことも重要です。
メールで送るときのマナー
メールの場合は、件名だけで内容が分かるようにします。例えば「【終業報告】9月24日・山田」のように、報告の種類と日付、名前を入れると整理しやすくなります。
本文では、業務内容を細かく書きすぎず、完了・未完了・翌日の予定を分けて記載します。ファイルを添付する場合は、添付漏れや宛先の間違いがないかを送信前に確認します。
終業報告で避けたい書き方
次のような報告は、業務状況が伝わりにくく、追加の確認が必要になります。
- 「今日は以上です」だけで、作業内容が分からない
- 「いろいろ対応しました」など、内容が抽象的
- 未完了の業務を、理由や完了予定を示さずに残す
- 長文で経緯を書き、重要な結論が分かりにくい
- 終業時刻を過ぎてから、まとめて報告する
- 報告を送った後も、常に対応できる前提でやり取りを続ける
特に、未完了の業務を「対応中」とだけ書くのは避けましょう。「どこまで進んだか」「何が残っているか」「いつまでに対応するか」まで書くと、相手が判断しやすくなります。
終業報告のタイミングは会社のルールを優先する
終業報告は、原則として所定の終業時刻に合わせて送ります。ただし、会社によっては、定時の少し前に提出する、勤怠の打刻後に送る、上司との面談で報告するなどの運用があります。
また、残業が必要になりそうな場合は、終業報告ではなく、事前の申請や上司への相談が必要なことがあります。自己判断で業務を延長せず、勤務先の残業申請や在宅勤務のルールを確認してください。
終業報告を送る前の確認リスト
送信前に、次の点を確認すると報告漏れを防げます。
- 報告先と使用するツールは合っているか
- 終業時刻を正しく記載しているか
- 完了した業務が具体的に分かるか
- 未完了の業務と完了予定を記載したか
- 確認や判断を求める事項が分かるか
- 添付ファイルや共有リンクに間違いがないか
- 終業後の連絡方法や対応可能な時間を必要に応じて伝えたか
在宅勤務の終業報告で大切なのは、丁寧な長文を書くことではありません。会社のルールに従い、終業時刻・業務の進捗・残作業・次の予定を、相手が判断しやすい形で伝えることです。
