採用担当者へのメール返信では、早めに、件名を変えず、用件を簡潔に伝えることが基本です。宛名・あいさつ・名乗り・用件・結び・署名をそろえ、誤字や日程の間違いがないか確認してから送信しましょう。
採用担当者へのメール返信で守りたい基本マナー
採用担当者から届いたメールには、原則として内容を確認した当日中、遅くとも翌営業日までの返信を目指します。すぐに回答できない場合も、まずは受信したことと、いつまでに回答するかを伝えると丁寧です。
- できるだけ早く返信する
- 件名は変更せず、「Re:」が付いた状態で返す
- 宛名、あいさつ、氏名、用件、結び、署名を入れる
- 敬語を使い、短く分かりやすく書く
- 面接日時や提出期限などを正確に確認する
- 送信前に宛先、添付ファイル、誤字脱字を確認する
返信メールの基本的な書き方
返信メールは、次の順番で書くと内容が伝わりやすくなります。採用担当者とのやり取りでは、毎回同じ形式を使っても問題ありません。
- 宛名を書く
- あいさつと自分の名前を名乗る
- メールを受け取ったことを伝える
- 質問への回答や希望日時など、要件を書く
- 結びのあいさつを書く
- 署名を入れる
宛名の書き方
採用担当者の個人名が分かる場合は、「株式会社〇〇 人事部 〇〇様」のように書きます。部署名しか分からない場合は、「株式会社〇〇 採用ご担当者様」とします。
「採用担当者様」のように、役職や担当を表す言葉と「様」を重ねて書かないように注意しましょう。
返信メールの例文
面接日程の候補を提示され、その日時で参加できる場合は、次のように返信できます。
件名：Re: 面接日程のご案内
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学の〇〇〇〇です。
面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
ご提示いただいた〇月〇日（〇）〇時に、貴社へ伺います。
当日は何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――
〇〇〇〇
電話：000-0000-0000
メール：example@example.com
――――――――――
面接の日程調整に返信するときのマナー
面接日時が決まっている場合は、日時だけでなく、場所やオンライン面接の方法も確認します。採用担当者が複数の候補日を示している場合は、参加できる日時を具体的に書きましょう。
提示された候補日から選ぶ場合
候補日から選ぶ場合は、「どの日でも大丈夫です」とだけ書くより、希望順位や参加可能な日時を明記したほうが調整しやすくなります。
件名：Re: 面接日程のご調整
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇〇〇です。
面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
下記の日程で参加可能です。
- 〇月〇日（〇）〇時以降
- 〇月〇日（〇）終日
お手数をおかけしますが、ご調整のほどよろしくお願いいたします。
――――――――――
〇〇〇〇
電話：000-0000-0000
メール：example@example.com
――――――――――
提示された日時に参加できない場合
参加できない理由を長く説明する必要はありません。「あいにく都合がつかず」と簡潔に伝え、代わりに参加できる日時を複数提示します。
「いつでも可能です」と書く場合も、実際に参加できる時間帯だけを伝えましょう。後から変更すると、採用担当者に再調整の負担をかけることがあります。
メールを確認したことだけ伝える場合の例文
採用担当者から「書類を受け取りました」「面接の詳細を後日連絡します」といった連絡が届いた場合、返信を求められていなければ、必ずしも長文で返す必要はありません。ただし、確認したことを伝えると丁寧です。
件名：Re: 応募書類受領のご連絡
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。〇〇〇〇です。
ご連絡をいただき、ありがとうございます。
応募書類を受領いただいたことを確認いたしました。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――
〇〇〇〇
電話：000-0000-0000
メール：example@example.com
――――――――――
返信が遅れたときの書き方
返信が遅れた場合は、通常のあいさつに加えて、おわびを一言入れます。理由を詳しく説明しすぎるより、まず回答や必要な対応を明確にすることが大切です。
例：
ご返信が遅くなり、申し訳ございません。
確認に時間を要しておりました。
ご提示いただいた〇月〇日（〇）〇時で問題ございません。
当日はよろしくお願いいたします。
数日以上返信できていなかった場合や、提出期限を過ぎている場合は、遅れたことを明確におわびし、現在の状況と今後の対応を伝えます。
採用担当者への返信で避けたい表現
丁寧に見えても、採用担当者へのメールでは不自然になったり、意味があいまいになったりする表現があります。
| 避けたい表現 | 言い換え例 |
|---|---|
| 了解しました | 承知しました |
| 大丈夫です | 問題ございません |
| 〇〇でいいです | 〇〇でお願いいたします |
| すみません | 申し訳ございません |
| ご苦労さまです | お世話になっております |
「了解しました」は社内の気軽なやり取りでは使われることもありますが、就職活動中のメールでは「承知しました」や「かしこまりました」を使うほうが無難です。
件名・引用・署名の注意点
件名は基本的に変更しない
返信では、元の件名に「Re:」が付いた状態で送ります。件名を変えないことで、採用担当者がどのやり取りへの返信かを確認しやすくなります。
別の用件を新しく伝える場合は、新規メールを作成し、「面接日程について」「応募書類送付のご連絡」など、内容が分かる件名にします。
必要な範囲で引用を残す
返信時に相手のメール本文をすべて削除する必要はありません。日程や質問内容を確認するために必要な部分は残しておくと、何への返信かが分かりやすくなります。
ただし、長いメールの全文を毎回残すと読みにくくなるため、不要な部分は削除しても構いません。
署名を入れる
署名には、氏名、電話番号、メールアドレスを入れます。大学生や在職中の人は、必要に応じて大学名・学部名や会社名・部署名も記載します。
スマートフォンから送る場合も、普段使っている署名を付けると、採用担当者が本人を確認しやすくなります。
送信前に確認する項目
メールの内容が丁寧でも、宛先や日時を間違えると大きな問題になります。送信前に次の項目を確認してください。
- 宛先が採用担当者本人、または指定されたアドレスになっているか
- 相手の会社名、部署名、氏名の表記が正しいか
- 面接日時、曜日、場所、オンライン会議のURLに間違いがないか
- 必要な添付ファイルを付けたか
- 添付ファイルの名前と内容が適切か
- 敬語や誤字脱字に問題がないか
- 自分の連絡先を署名に入れたか
採用担当者へのメール返信は、特別な表現を使うことよりも、早く正確に、相手が確認しやすい形で返すことが重要です。迷った場合は、元のメールの内容を引用し、要件と希望日時を具体的に書けば、行き違いを防ぎやすくなります。
