謝罪メールの件名は、「何についての謝罪か」と「謝罪であること」がすぐ分かるように書くのが基本です。たとえば「納品遅延のお詫び」「○○の件に関するお詫び」のように、問題の内容を具体的に示します。
「すみません」「先ほどの件について」だけでは、重要なメールだと伝わらなかったり、内容を確認しにくくなったりします。
謝罪メールの件名の基本的な書き方
件名は、次の形にすると分かりやすくなります。
【お詫び】具体的な問題の内容
- 【お詫び】納品遅延について
- 【お詫び】本日の打ち合わせ時間変更について
- 【お詫び】請求書の金額誤記について
「お詫び」または「謝罪」と明記したうえで、相手が件名だけで用件を判断できるようにします。社外向けでは、一般的に「謝罪」よりも「お詫び」のほうがやわらかく、ビジネスメールで使いやすい表現です。
状況別の謝罪メールの件名例
納期や対応が遅れた場合
- 【お詫び】納品遅延について
- 【お詫び】○○納品予定日の変更について
- ○○の納期遅延に関するお詫び
- ご対応の遅れに関するお詫び
遅れた対象が分かる場合は、「納品」「返信」「資料送付」など具体的に書きます。
ミスや誤りがあった場合
- 【お詫び】送付資料の誤りについて
- 【訂正とお詫び】見積書の記載誤りについて
- 【お詫び】請求金額の誤記について
- 【お詫び】誤った資料送付について
訂正版や正しい情報を同じメールで送る場合は、「訂正とお詫び」とすると、メールの目的が伝わりやすくなります。
予定や約束を変更する場合
- 【お詫び】○月○日の訪問日変更について
- 【お詫び】打ち合わせ日時変更のお願い
- 【お詫び】ご予約内容の変更について
変更のお願いが含まれる場合は、「変更について」だけでなく「変更のお願い」と書くと、相手に対応が必要だと伝わります。
相手に迷惑をかけた場合
- 【お詫び】○○様にご迷惑をおかけした件について
- ○○の件に関するお詫び
- このたびの不手際に関するお詫び
原因や対応内容が件名だけでは書きにくい場合は、「○○の件」のように対象を示し、詳しい説明は本文に記載します。
社内向けと社外向けで件名を変えるポイント
社内向けは、誰が何を確認すればよいか分かる具体的な件名にします。社外向けは、丁寧な表現を使いながら、相手に関係する事柄を明確に示します。
| 相手 | 件名例 | ポイント |
|---|---|---|
| 社内 | 【お詫び】会議資料の誤送付について | 問題の内容を簡潔に示す |
| 取引先 | 【お詫び】○○納品遅延について | 相手に関係する対象を明記する |
| 顧客 | 【お詫び】ご注文商品の発送遅延について | 注文や商品など、相手が分かる言葉を使う |
件名に入れると分かりやすい言葉
内容に応じて、次の言葉を使い分けると、謝罪の目的が伝わります。
- お詫び：迷惑や不快な思いをさせたことを謝る場合
- 訂正とお詫び：誤った情報を訂正する場合
- 変更のお詫び：予定や条件を変更する場合
- 再送とお詫び：正しい資料やファイルを送り直す場合
- お詫びとご報告：謝罪に加えて、原因や対応を報告する場合
ただし、件名に言葉を詰め込みすぎると読みにくくなります。主な目的が謝罪なら「お詫び」を中心にし、訂正や再送がある場合だけ追加するとよいでしょう。
避けたい謝罪メールの件名
次のような件名は、内容や重要度が伝わりにくいため避けます。
- すみません
- 先ほどの件について
- ご連絡
- 大変申し訳ありません
- 例の件
謝罪の気持ちだけを書いた件名では、何についてのメールか判断できません。「【お詫び】」に続けて、納期、資料、請求書、予約などの対象を書きましょう。
謝罪メールの件名を書くときの注意点
「至急」「重要」を必要以上に使わない
すぐに確認してほしい事情がある場合を除き、「至急」「重要」だけで緊急性を強調するのは避けます。謝罪の対象と相手に必要な対応を、本文で具体的に説明してください。
原因を件名で断定しすぎない
原因の確認が終わっていない段階では、「担当者のミス」などと断定しないほうが安全です。「○○の件に関するお詫び」のように、確認できている事実にとどめます。
責任を軽く見せる表現を使わない
「ちょっとしたミス」「念のためのお詫び」などの表現は、相手が受けた影響を軽く扱っているように伝わるおそれがあります。簡潔でも、問題の内容を正確に示しましょう。
迷ったときに使える件名のテンプレート
次のテンプレートに、謝罪の対象を入れると件名を作れます。
- 【お詫び】○○について
- 【お詫び】○○の遅延について
- 【お詫び】○○の誤りについて
- 【訂正とお詫び】○○について
- ○○に関するお詫びとご報告
たとえば、資料の送付が遅れた場合は「【お詫び】資料送付の遅れについて」、請求書を訂正する場合は「【訂正とお詫び】請求書の記載誤りについて」と書けます。
謝罪メールの件名は、「お詫び」と「何についての謝罪か」を短く示すことがポイントです。送信前に、件名だけを見た相手が問題の対象とメールの目的を判断できるか確認しましょう。
