面接の日程変更をお願いするメールは、変更したいと分かった時点ですぐに送り、謝罪と変更理由、都合のよい候補日を簡潔に伝えます。一方的に「変更してください」と書くのではなく、企業の都合を優先する姿勢を示すことが大切です。
面接の日程変更メールに入れる内容
メールには、次の内容を順番に入れます。
- 件名に用件と氏名を書く
- 宛名と自分の氏名を名乗る
- 面接の機会へのお礼を伝える
- 決まっている面接日時を示す
- 日程変更をお願いしたい理由を簡潔に書く
- 変更可能な候補日を複数提示する
- 迷惑をかけることへの謝罪と、確認をお願いする言葉で結ぶ
変更理由は詳しく書きすぎる必要はありません。「大学の授業と重なってしまったため」「体調不良のため」「やむを得ない事情により」など、相手が判断できる程度に簡潔に伝えます。
面接の日程変更をお願いするメールの例文
まずは、面接前に都合が悪くなった場合の基本的な例文です。
件名：面接日程変更のお願い／氏名
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。
このたびは、面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
〇月〇日（〇）〇時から予定していただいている面接について、
大変恐縮ですが、都合により日程を変更していただくことは可能でしょうか。
こちらの都合でご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
お手数をおかけしますが、以下の日程であれば参加可能です。
・〇月〇日（〇）〇時以降
・〇月〇日（〇）終日
・〇月〇日（〇）〇時～〇時
上記以外の日程でも、貴社のご都合に合わせて調整いたします。
何卒ご検討くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。
――――――――
氏名：〇〇〇〇
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：〇〇@example.com
――――――――候補日は1つだけでなく、複数提示すると企業が調整しやすくなります。提示した日時に必ず参加できるか、送信前に予定を確認しておきましょう。
理由別の書き換え例
授業や仕事と重なった場合
「大学の授業と重なってしまったため」「勤務先の都合により、予定の調整が難しいため」などと書きます。詳しい授業名や勤務内容まで説明する必要はありません。
大変恐縮ですが、大学の授業と面接日時が重なってしまったため、
日程を変更していただくことは可能でしょうか。体調不良の場合
面接当日に体調不良が分かった場合は、できるだけ早く連絡します。感染症などが疑われる場合は、無理に訪問せず、オンライン面接であっても変更を相談しましょう。
本日、体調不良により面接への参加が難しい状況です。
直前のご連絡となり、誠に申し訳ございませんが、
面接日程を変更していただくことは可能でしょうか。病名や症状を詳しく伝える必要があるかは、企業から指定がない限り、状況に応じて判断できます。変更の相談と、再調整への意思が伝わることが重要です。
他社の面接や私用と重なった場合
他社の選考を理由にする場合は、詳細を伝える必要はありません。「都合により」「やむを得ない事情により」と書くのが一般的です。
大変申し訳ございませんが、やむを得ない事情により、
予定していただいている面接に参加することが難しくなりました。面接当日に日程変更をお願いする場合は電話も使う
面接当日や開始時刻が近い場合は、メールだけでなく電話でも連絡するのが基本です。担当者がメールをすぐに確認できない可能性があるためです。
電話がつながらない場合は、留守番電話に用件を残したうえで、同じ内容のメールも送ります。電話では、次のように伝えます。
お世話になっております。
本日〇時から面接のお約束をいただいている、〇〇大学の〇〇〇〇と申します。
大変申し訳ございませんが、体調不良のため、
本日の面接に参加することが難しい状況です。
日程を変更していただくことは可能でしょうか。
ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
どうぞよろしくお願いいたします。面接開始直前の場合は、まず電話で連絡し、担当者の指示に従います。連絡なしで欠席することは避けてください。
日程変更メールで気をつけるポイント
できるだけ早く送る
日程変更が必要だと分かった時点で連絡します。連絡が遅いほど企業の再調整に負担がかかるため、理由が確定していなくても、まずは変更の相談をすることが大切です。
候補日は複数提示する
候補日は、少なくとも2〜3日程度示すと調整しやすくなります。「いつでも大丈夫です」とだけ書くよりも、参加できる日時を具体的に書いたほうが行き違いを防げます。
件名を変えずに返信する方法もある
企業から届いた面接案内メールに返信する場合は、件名を残したまま返信しても問題ありません。新規メールを送る場合は、「面接日程変更のお願い／氏名」のように、用件が分かる件名にします。
変更後の日時を必ず確認する
企業から変更後の日時が届いたら、日時、面接方法、会場やオンライン接続先を確認します。返信する場合は、日程を承諾したことが分かるように書きましょう。
ご調整いただき、誠にありがとうございます。
それでは、〇月〇日（〇）〇時にお伺いいたします。
当日は何卒よろしくお願いいたします。返信がないときの対応
面接日時が近いのに返信がない場合は、送信先や宛名に間違いがないかを確認し、必要に応じて採用担当者へ電話で問い合わせます。特に当日や前日の連絡では、メールを送っただけで待たず、電話で確認するほうが確実です。
日程変更のお願いは、企業にとって予定の組み直しが必要になる連絡です。早めに、謝罪を添えて、参加可能な候補日を具体的に伝えることを意識すれば、失礼になりにくいメールになります。
