会議で発言するときは、結論を先に伝え、短く分かりやすく話すことが基本です。発言を求められていないときは、話している人の説明を遮らず、必要な場合に手を挙げる、合図をするなど、会議の進め方に合わせて発言します。
会議で発言するときの基本マナー
発言を遮らず、順番を守る
ほかの人が話している途中で割り込むと、内容が伝わりにくくなり、相手にも失礼です。意見が浮かんでも、まず要点をメモし、話し終わったタイミングで発言しましょう。
発言したいときは、会議の形式に合わせて次のように合図します。
- 対面：手を軽く挙げる、司会者と目を合わせる
- オンライン：挙手ボタンを使う、チャットで発言希望を伝える
- 少人数の会議：相手が話し終わった後に「よろしいでしょうか」と声をかける
最初に結論を伝える
前置きが長いと、聞き手は何を伝えたいのか分かりにくくなります。「私は賛成です」「この案には懸念があります」のように、最初に結論を示してから理由を説明しましょう。
簡潔に話す
会議では、限られた時間で複数の人が発言します。一度の発言で多くを説明しようとせず、今回伝える内容を一つか二つに絞ると、要点が伝わりやすくなります。
相手を否定するときも、意見と人を分ける
反対意見を述べる場合は、「その考えは間違いです」と相手を否定するのではなく、「その案にはこの点が課題だと考えます」と、意見や条件に焦点を当てます。
たとえば、次のように言い換えられます。
- 「難しいと思います」ではなく「現在の人員では、期限内の対応が難しい可能性があります」
- 「その方法はよくありません」ではなく「費用と作業時間の面で、別の方法も比較したいです」
- 「違います」ではなく「私が確認した内容とは異なるため、前提を確認させてください」
伝わりやすい発言の組み立て方
発言は、結論・理由・具体例や提案の順に組み立てると、聞き手が理解しやすくなります。
- 結論を述べる
- その理由や根拠を一つか二つ説明する
- 必要に応じて、具体的な対応案を示す
たとえば、次のように話します。
「この案に賛成です。既存の仕組みを利用できるため、準備の負担を抑えられるからです。まずは小規模に試して、問題がなければ対象を広げる進め方がよいと思います」
事実と自分の意見を分けることも重要です。「先月の利用件数は100件でした」は事実、「そのため、この方法が適していると思います」は意見として伝えると、聞き手が判断しやすくなります。
発言前に準備しておくこと
会議で適切に発言するには、事前に議題と自分の意見を整理しておくことが役立ちます。
- 会議の目的と、決める必要があることを確認する
- 自分の結論を一文で書く
- 理由や根拠を整理する
- 数字、日付、固有名詞などを確認する
- 質問された場合の補足資料や事例を用意する
すべてを詳しく話す準備をするよりも、「何を決めるための発言なのか」を明確にしておくことが大切です。資料を使う場合は、該当するページや数字をすぐ示せるようにしておきましょう。
発言が苦手な人にも使いやすいコツ
まずは質問や確認から始める
自分の意見を長く説明するのが難しい場合は、質問や確認から発言すると話しやすくなります。
- 「確認ですが、今回決めるのは納期だけでしょうか」
- 「この数字は前月と比べた結果でしょうか」
- 「次の段階では、誰が担当する想定でしょうか」
質問を通じて議題を整理できれば、その後に「その前提であれば、私はこの案がよいと思います」と意見を述べやすくなります。
一文を短くする
一文が長くなると、自分でも話の要点を見失いやすくなります。「結論です」「理由は二つあります」のように区切りを入れ、短い文で話しましょう。
メモを見ながら話す
発言内容を箇条書きにしておくと、緊張しても話す順番を保ちやすくなります。メモには文章をそのまま書くのではなく、次のように要点だけを書きます。
- 結論：現行案に賛成
- 理由：準備期間が短い
- 提案：来週までに担当を決める
読み上げるのではなく、相手の反応を見ながら話すことを意識すると、自然な発言になります。
オンライン会議で発言するときの注意点
オンライン会議では、対面よりも発言の重なりや音声の聞き取りにくさが起きやすいため、発言の始めと終わりを明確にします。
- 発言前に「一点よろしいでしょうか」と声をかける
- 名前を呼ばれた場合は、すぐに「はい」と返事をする
- 発言の冒頭で名前や所属を名乗る必要がある場合は、会議のルールに従う
- 話し終えたら「以上です」「お願いします」と区切る
- マイクがオンになっていることを確認する
通信の遅れで相手と話し始めるタイミングが重なった場合は、いったん譲り、「失礼しました。どうぞ」と対応すると、会話を続けやすくなります。
発言後に確認すること
発言した内容が会議の決定や次の行動につながる場合は、認識が合っているか確認します。
「私の提案は、来週までに試作品を作り、次回の会議で結果を確認するという理解でよいでしょうか」のように、担当者、期限、次の行動を具体的に確認すると、言っただけで終わるのを防げます。
自分の発言について質問された場合は、分からないことを無理に断定しないことも大切です。「その数字は手元にないため、確認して次回までに共有します」と、確認方法や期限を伝えましょう。
会議での発言に迷ったときの判断基準
発言するか迷ったときは、その内容が会議の目的に関係するか、ほかの人にも役立つかを考えます。議題に関係する意見、重要な事実、確認が必要な点、決定に影響する懸念は、発言する価値があります。
一方、細かな確認で議題が大きく外れる場合は、会議後に担当者へ確認したり、チャットやメールで共有したりする方法もあります。ただし、後からでは困る情報や、決定を左右する問題は、その場で伝えましょう。
会議で発言するときのコツは、結論を先に、理由を短く、相手の意見を尊重して話すことです。発言前に「何を決めるための意見か」を整理し、発言後に担当者や期限まで確認できれば、会議に役立つ発言になります。
