名刺交換をオンラインで行う方法は、デジタル名刺のURLやQRコードを相手に送る方法が基本です。オンライン会議ならチャットにURLを貼り、メールやSNSでつながる場合は署名やメッセージにリンクを入れます。相手がサービスを使っていない場合に備え、氏名・会社名・部署・連絡先を記載したプロフィールページを用意しておくとスムーズです。
オンラインで名刺交換する主な方法
| 方法 | 向いている場面 | 相手に渡すもの |
|---|---|---|
| デジタル名刺のURLを送る | オンライン会議、メール、SNS | 名刺ページのURL |
| QRコードを表示する | オンライン会議や対面イベント | 画面に表示したQRコード |
| チャットに連絡先を記載する | 短時間の打ち合わせ、社内外のチャット | 氏名、会社名、メールアドレスなど |
| メール署名を使う | メールでの初回連絡 | 署名に記載した名刺情報 |
| 名刺画像やPDFを送る | 紙の名刺に近い形式で渡したい場合 | 名刺の画像またはPDF |
相手が同じデジタル名刺サービスを使っているとは限らないため、登録やアプリのインストールがなくても見られるURL方式が使いやすい方法です。URLを開けない場合に備えて、チャットやメール本文に基本情報を添えると確実です。
オンライン会議で名刺交換する手順
オンライン会議では、自己紹介のタイミングで名刺ページのURLやQRコードを共有します。
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事前に、氏名、会社名、部署、役職、メールアドレスなどを記載したデジタル名刺ページを用意します。
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会議の冒頭で「名刺代わりに、プロフィールのURLをチャットでお送りします」と一言伝えます。
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オンライン会議ツールのチャット欄にURLを貼り付けます。必要に応じて、表示名や所属も一緒に記載します。
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相手にも名刺情報の共有をお願いする場合は、「差し支えなければ、皆さまのご連絡先もお知らせください」と依頼します。
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会議後、重要な相手にはお礼のメールを送り、メール署名にも自分の連絡先を記載します。
QRコードを使う場合は、会議画面にQRコードを表示して、相手のスマートフォンで読み取ってもらいます。ただし、スマートフォンを使えない相手もいるため、同じURLをチャットにも送ると受け取りやすくなります。
メールでオンライン名刺を送る方法
メールでは、本文の冒頭または署名にデジタル名刺のURLを記載します。初回連絡なら、名刺だけを送るのではなく、連絡した目的も明記してください。
本文の例：
株式会社〇〇の□□です。
本日はお打ち合わせの機会をいただき、ありがとうございます。
名刺情報を以下にお送りします。
デジタル名刺：URL
相手にURLを開いてもらうことが目的なら、「こちらから連絡先をご確認いただけます」のように、リンクの内容が分かる文言を添えます。会社のルールで外部リンクや名刺画像の送信が制限されている場合は、メール署名だけを使う方法もあります。
チャットやSNSで名刺交換する方法
チャットでは、メッセージにURLを貼り付け、必要な情報を短く添えます。SNSでは、公開プロフィールに載せる情報と、個別に送る情報を分けることが大切です。
- 氏名
- 会社名・部署・役職
- 仕事用のメールアドレス
- 会社の電話番号や問い合わせ先
- 業務内容や担当分野
- デジタル名刺のURL
個人の携帯電話番号、住所、プライベートなSNSアカウントなどは、必要性と公開範囲を確認してから記載します。誰でも見られるSNSのプロフィールに、業務上不要な個人情報まで載せる必要はありません。
紙の名刺をオンラインで渡したい場合
紙の名刺と同じ見た目で渡したい場合は、名刺を画像やPDFにして送る方法があります。ただし、画像だけでは相手が連絡先をコピーしにくいため、メール本文や署名にも重要な連絡先を記載すると親切です。
名刺画像を送るときは、次の点を確認します。
- 氏名やメールアドレスが読み取れる解像度になっているか
- 古い部署名、役職、電話番号が残っていないか
- ファイル名に不要な個人情報を入れていないか
- 送信先を間違えていないか
- 会社の情報管理ルールに違反していないか
オンライン名刺を使うときのマナー
オンラインでは相手がその場で情報を保存できるとは限らないため、渡しただけで終わらせず、名前と所属を口頭でも伝えます。また、相手に名刺サービスへの登録を強制しないことも重要です。
次のような伝え方なら、相手が受け取り方を選べます。
名刺情報をチャットにお送りします。URLからご確認いただけます。必要であれば、メールアドレスも本文に記載します。
相手の名刺情報を受け取った場合は、営業メールやメルマガを送ってよいとは限りません。交換した連絡先の利用目的が別にある場合は、相手の同意や会社のルールを確認してください。
方法に迷ったときの選び方
迷った場合は、チャットやメールで開けるURLを送り、本文にも氏名・会社名・メールアドレスを記載する方法が無難です。相手の環境に左右されにくく、情報の入力もしやすいためです。
- オンライン会議が中心：チャットにURLを送る
- 対面イベントもある：QRコードとURLを併用する
- メールで初めて連絡する：本文と署名に連絡先を記載する
- 紙の名刺に近づけたい：名刺画像やPDFを送る
- 不特定多数に公開する：公開用の情報だけでプロフィールを作る
最初に行うことは、仕事用の連絡先だけを載せた名刺ページまたはメール署名を用意することです。そのうえで、相手の利用環境に合わせてURL、QRコード、チャット、メールのいずれかで共有すると、オンラインでも名刺交換を進められます。
