会議の議事録の書き方は？

会議の議事録は、会議で何が話し合われ、何が決まり、誰がいつまでに何をするのかを、後から確認できるようにまとめます。発言をすべて書き起こすのではなく、目的に関係する内容を整理して記録するのが基本です。

議事録に入れる基本項目

まず、次の項目をそろえると、会議の内容を確認しやすくなります。

• 会議名
• 開催日時
• 開催場所または使用したオンライン会議ツール
• 出席者・欠席者
• 会議の目的や議題
• 決定事項
• 継続して検討する事項
• 担当者と期限が決まった作業
• 次回の会議日時や確認事項

特に重要なのは、決定事項と担当者、期限です。発言内容を詳しく残しても、誰が何をするのか分からなければ、議事録として十分に役立ちません。

会議の議事録の書き方｜準備から共有までの手順

1. 会議の前に議題と目的を確認する

会議が始まる前に、会議の目的と議題を確認します。たとえば「新商品の発売日を決める会議」なら、発売日の候補や判断に必要な情報をあらかじめ整理しておきます。

事前に議題が分かると、会議中に記録すべきポイントを予測できます。議題ごとに記録欄を作っておくと、書き漏れを防ぎやすくなります。

2. 会議中は発言をそのまま書き写さない

議事録では、すべての発言を一字一句記録する必要はありません。発言の要点を短くまとめ、次の内容を中心にメモします。

• 議題について出た主な意見
• 意見が分かれた理由
• 決定に至った理由
• 決まらなかった内容と残った課題
• 担当者、期限、次に行う作業

たとえば「資料を確認してから判断したいと思います」という発言は、「資料確認後に判断」と要約できます。ただし、意味が変わるほど短くしたり、発言者の意図を勝手に補ったりしないように注意します。

3. 決定事項と保留事項を分けて記録する

会議中は、決まったことと、まだ決まっていないことを分けて記録します。議論の途中ではなく、会議の終了時点で何が確定したのかを確認することが大切です。

4. 会議後、早めに文章へまとめる

会議が終わったら、記憶が新しいうちにメモを整理します。時間がたつほど、発言の意味や決定の経緯を思い出しにくくなるためです。

議題ごとに「議論の要点」「決定事項」「担当者・期限」の順でまとめると、読み手が内容を追いやすくなります。

5. 関係者に共有して内容を確認する

議事録を作成したら、参加者や関係者に共有します。特に、決定事項や担当者、期限に誤りがないかを確認してもらいます。

修正があった場合は、変更内容を反映してから正式版として保存します。ファイル名に会議名と日付を入れると、後から探しやすくなります。

議事録の基本テンプレート

次の形式に沿って作成すると、必要な情報を整理しやすくなります。

会議名：
日時：
場所・使用ツール：
出席者：
欠席者：

【目的】
・

【議題1】
・議論の要点：
・決定事項：
・担当者：
・期限：

【議題2】
・議論の要点：
・決定事項：
・担当者：
・期限：

【保留事項】
・

【次回までの対応】
・

【次回会議】
日時：
確認する内容：

出席者全員に同じ内容を伝える必要がある場合は、冒頭に結論をまとめる「要約」を置く方法もあります。

【今回の結論】
・新商品の発売日は4月1日に決定
・告知文は田中さんが3月15日までに作成
・広告費は次回会議で決定

読みやすい議事録にするポイント

結論を先に書く

読み手が最初に知りたいのは、何が決まったかです。議論の流れを長く説明する前に、決定事項を示すと、重要な内容が伝わりやすくなります。

発言者ではなく役割や担当を明確にする

発言者の名前をすべて記録する必要はありません。ただし、提案者や決定に関わる発言者を残したほうがよい場合は、名前や部署を記載します。

一方で、作業の担当者は省略せずに書きます。「対応する」「確認する」だけでは、誰が行うのか分からないためです。

曖昧な表現を避ける

「なるべく早く」「後日対応」「担当者が確認する」といった表現は、期限や担当が不明確です。可能であれば、「3月15日までに」「営業部の田中さんが」のように具体化します。

事実と意見を分ける

議事録の作成者の感想や、会議中に決まっていない内容を、決定事項のように書いてはいけません。「決定」「提案」「検討中」「保留」などの区分を使うと、事実関係を整理できます。

議事録を書くときの注意点

• 発言を自分の都合のよい内容に変えない
• 決まっていないことを決定事項として書かない
• 担当者や期限が未定なら「未定」と記載する
• 略語や専門用語を使う場合は、必要に応じて説明を加える
• 個人情報や社外秘の内容を、共有範囲を確認せずに送らない
• 録音や文字起こしを使う場合は、社内ルールや参加者への説明を確認する

担当者や期限が会議中に決まらなかった場合は、推測で補わず、「担当者未定」「期限未定」と書きます。後から確認して確定した内容を追記するほうが、誤った情報を共有するより安全です。

議事録の書き方で迷ったときの判断基準

どの発言を残すか迷ったら、次の3点を基準にします。

1. この内容は、決定事項の理由を説明するために必要か
2. 会議後の作業や判断に影響するか
3. 後から参加者が確認したい内容か

3つのどれにも当てはまらない発言は、要約するか省略できます。反対に、結論に影響した意見や、後から確認が必要な条件は、短くても記録しておきます。

会議の議事録は、発言の量ではなく、決定事項・担当者・期限・保留事項が正確に分かることが重要です。会議前に議題を整理し、会議中は要点を記録し、終了後に関係者へ確認して共有すると、実務で使いやすい議事録になります。