名刺切れの対処法は、相手に正直に伝えて連絡先を確実に交換することです。「申し訳ありません、ただいま名刺を切らしております」と謝り、スマートフォンやメールで自分の氏名・会社名・連絡先を送ります。名刺がないことを隠そうとして、相手の名刺だけ受け取るのは避けましょう。
名刺切れになったときの対処法
1. 名刺を切らしたことを簡潔に伝える
名刺を求められたら、言い訳を長くせず、まずおわびします。
たとえば、次のように伝えます。
- 「申し訳ありません。本日、名刺を切らしてしまいました」
- 「大変失礼しました。現在、手元に名刺がありません」
- 「後ほど、メールで私の連絡先をお送りします」
名刺切れは失礼にあたる可能性がありますが、落ち着いて誠実に対応すれば、必要以上に慌てる必要はありません。
2. 相手の名刺は両手で受け取る
自分の名刺がなくても、相手が名刺を出してくれた場合は、立ち上がって両手で受け取ります。「ありがとうございます。いただいた名刺をもとに、改めてご連絡いたします」と伝えると、連絡する意思も示せます。
相手の名刺を受け取っただけで終わらせず、相手の会社名や氏名を確認して、会話中は名刺を丁寧に扱いましょう。すぐにしまう場合は、名刺入れの上に置いてから、打ち合わせの終了時にしまいます。
3. その場で連絡先を交換する
名刺の代わりに、スマートフォンやメールを使って連絡先を交換します。相手の許可を得て、次のいずれかを行います。
- 自分のメールアドレスから相手にメールを送る
- 相手のメールアドレスを聞き、当日中に連絡する
- 会社の公式プロフィールページや連絡先ページを案内する
- 会社で利用している連絡先交換サービスを使う
連絡先を口頭で伝えるだけにすると、聞き間違いが起こることがあります。可能であれば、その場で短いメールを送って、相手に届いたことまで確認しましょう。
4. 当日中にお礼と連絡先を送る
名刺を渡せなかった相手には、できるだけ早くメールを送ります。件名には面会した日時や用件を入れると、相手が内容を確認しやすくなります。
文面には、次の内容を含めます。
- 面会した日時と場所
- 名刺を渡せなかったことへのおわび
- 氏名、会社名、部署名、役職
- 電話番号、メールアドレスなどの連絡先
- 面会へのお礼と、今後の用件
文面の例は次のとおりです。
「本日はお時間をいただき、ありがとうございました。名刺を切らしており、お渡しできず申し訳ございません。改めまして、株式会社〇〇の〇〇です。連絡先は以下のとおりです。今後ともよろしくお願いいたします。」
名刺がないときに避けたい対応
名刺切れを理由に、相手との連絡先交換をあきらめる必要はありません。ただし、次の対応は印象を悪くするおそれがあります。
- 何も説明せず、相手の名刺だけ受け取る
- 「名刺は作っていません」など、事実と異なる説明をする
- 連絡すると約束したのに、後日の連絡を忘れる
- 相手の名刺をすぐポケットやかばんに無造作に入れる
- スマートフォンの画面を相手に見せるだけで、氏名や連絡先を伝えない
特に重要なのは、名刺の代わりに交換した連絡先を使って、約束どおり連絡することです。名刺を渡せなかった分、連絡の早さと丁寧さで補います。
訪問先で名刺が足りなくなった場合
訪問先で名刺が足りないことに気づいた場合は、相手に会う前に、同行者や自社の担当者へ連絡して対応を相談します。会社の近くであれば、予備の名刺を届けてもらう方法もあります。
それが難しい場合は、面会の冒頭で「本日は名刺を切らしており、後ほどメールでご連絡いたします」と先に伝えます。後から名刺がないことが分かるより、最初に説明したほうが相手も状況を理解しやすくなります。
名刺切れを防ぐための準備
名刺切れを防ぐには、外出前に必要枚数を確認し、予定人数より多めに持ち歩くことが基本です。初めて会う相手が複数いる場合や、交流会に参加する場合は、通常の訪問より多く準備します。
- 外出前に名刺入れの残り枚数を確認する
- かばんや職場に予備の名刺を置く
- 名刺を補充する曜日やタイミングを決める
- 異動や役職変更後は、古い名刺を使い切ろうとせず早めに交換する
- 出張や交流会では、訪問先以外で会う人数も考えて準備する
名刺を補充した後は、折れや汚れがないかも確認します。名刺入れには、受け取った名刺と渡す名刺を分けて収納できるようにしておくと、取り出すときにもたつきにくくなります。
名刺切れの対処法の要点
名刺を切らした場合は、おわびする、相手の名刺を丁寧に受け取る、連絡先をその場または当日中に交換するという順番で対応します。名刺を渡せなかったことよりも、説明せずに済ませたり、後日の連絡を忘れたりすることのほうが問題になりやすいため、誠実なフォローを優先しましょう。
